Wat is Kaizen?

Wat is Kaizen?

Kaizen komt uit het Japans en betekent letterlijk 'verandering ten goede' (kai = verandering, zen = goed). In de praktijk staat Kaizen voor een manier van werken waarbij je continu zoekt naar verbetering, hoe klein ook. Dat gaat dus niet over grote, eenmalige projecten, maar om dagelijkse, stapsgewijze aanpassingen die samen tot grote resultaten leiden.

De kracht van de Kaizen methode zit in de betrokkenheid van iedereen. Iedereen denkt mee over hoe het werk beter kan. Juist de mensen op de werkvloer weten waar winst te behalen valt. Door die kennis te benutten, mobiliseer je de hele organisatie in plaats van dat verandering alleen vanuit een kleine managementgroep komt.

Succes isn't overnight. It's when everyday you get a little better than the day before. It all adds up.
- Dwayne Johnson.

De Japanse leermeester

De Japanse leermeester

Om Kaizen echt te begrijpen, moeten we terug in de geschiedenis. Na de Tweede Wereldoorlog hielpen Amerikaanse experts, zoals W. Edwards Deming, Japan met de wederopbouw van hun industrie. De Japanners namen deze kennis over, maar pasten wel een andere kijk op leiderschap toe.

In veel Westerse bedrijven worden beslissingen bij de top genomen. Managers en hoger opgeleiden bepalen directief hoe het werk moet gebeuren. Dit zorgt voor een 'domme werkvloer': medewerkers die weinig inspraak hebben en simpelweg uitvoeren wat hen gevraagd wordt. Dit is een enorm nadeel, want als je met honderd man bent en maar vijf mensen gebruiken hun denkkracht, laat je vijfennegentig procent van het potentieel onbenut.

In de Japanse aanpak, de basis van Kaizen, werkt het anders. De cultuur is gebaseerd op leerlingen en leermeesters (sensei). De leidinggevende is als een soort coach die de doelen uitlegt en de richting bepaalt (Hoshin Kanri). De invulling hoe je de doelen behaalt, ligt grotendeels bij de medewerkers zelf. Dit principe daagt iedereen uit om beter na te denken en verbeteringen door te voeren.

De grootste beloning voor de leermeester in Japan is wanneer de leerling beter wordt dan de meester zelf. Dan heb je het als leider waanzinnig goed gedaan. In de Westerse cultuur is dat juist 'doodeng', want dat voelt als een bedreiging voor je eigen baan. Dit verschil in cultuur zegt alles over Kaizen. Meer over de balans tussen sturing en uitvoering lees je in ons artikel over de valkuilen bij top-down verbeteren.

De kern van Kaizen

De kern van Kaizen

Kaizen heeft een aantal basisprincipes die samen zorgen voor een duurzame verbetercultuur.

Iedereen doet mee

Bij Kaizen telt iedereen mee. De medewerkers die het werk doen, zijn de échte experts. Zij zien dagelijks waar tijd verloren gaat of processen stroef lopen. Door hun ideeën te benutten, maak je van verbeteren een collectieve verantwoordelijkheid.

Kleine stappen, grote impact

Kaizen gaat om kleine, haalbare verbeteringen. Je hoeft niet te wachten op het perfecte plan. Begin vandaag met dat ene kleine stapje dat het werk makkelijker maakt. Al die kleine stapjes tellen op tot grote resultaten.

Continuous improvement is better than delayed perfection
- Mark Twain.

Elimineer verspilling (Muda, Mura, Muri)

Een belangrijk onderdeel van Kaizen is het identificeren en wegnemen van verspilling. Vaak worden de termen Muda, Mura, Muri hiervoor gebruikt. Het bekendst is 'Muda' (verspillingen in de processen). Maar Kaizen richt zich ook op 'Mura' (onregelmatigheid in je proces) en 'Muri' (overbelasting van mensen of machines). Kaizen is de methode om deze verspillingen dagelijks aan te pakken.

Focus op het proces

Bij Kaizen kijk je vooral naar hoe iets gebeurt, niet alleen naar het resultaat. Een goed, stabiel en verspillingsvrij proces zorgt automatisch voor goede resultaten.

Respect voor de mens

Misschien wel het belangrijkste: Kaizen is gebaseerd op respect voor de medewerker. Je vertrouwt erop dat mensen zelf kunnen nadenken en problemen kunnen oplossen. Dit zorgt niet alleen voor procesverbetering, maar ook tot meer werkplezier en een hogere betrokkenheid.

De PDCA-cyclus

De PDCA-cyclus

Om verbeteringen gestructureerd door te voeren, gebruik je de PDCA-cyclus. Deze cyclus helpt je om verbeteracties echt uit te voeren en te borgen.

Westerse teams schieten vaak direct in de 'Do'-fase; ze willen als 'brandweerman' het probleem oplossen en brandjes blussen. 'Jump to conclusions', dus. De kracht van de Japanse methodiek zit hem juist in de 'Plan'-fase, waar het probleem grondig geanalyseerd wordt. Wat is de échte oorzaak? Hiervoor kun je technieken als de '5 x Why' (vijf keer 'waarom' vragen) of een Ishikawa (visgraat) diagram gebruiken om alle mogelijke oorzaken in kaart te brengen.

• Plan: Identificeer het probleem. Beschrijf het symptoom (5W1H - Wat, Waar, Wanneer, Wie, Waarom, Hoe).

A well defined problem is solved half way
- Charles F. Kettering

We can't change if we don't ask the right questions
- W. Edwards Deming

Brainstorm over alle mogelijke oorzaken (Ishikawa-visgraad diadram)

Manage the cause, not the result
- W. Edwards Deming

Analyseer de grondoorzaak (bijv. met 5 x Why).

The result of systematically applying the question 'Why' is not enormous complexity, but rather simplicity
- Eli Goldratt

Stel een doel en bedenk een (testbare) oplossing.

• Do: Voer de verbetering uit, eerst op kleine schaal als test.
• Check: Meet of de verbetering het gewenste effect heeft. Is het probleem echt opgelost?
• Act: Als het werkt, standaardiseer je de nieuwe werkwijze (borgen, bijvoorbeeld in een werkinstructie). Werkt het niet? Dan begin je een nieuwe cyclus met een aangepaste aanpak.

Without standards, there can be no improvement
- Taiichi Ohno

Door deze cyclus te herhalen, voorkom je dat verbeteracties stranden. PDCA-software kan je helpen om het proces zichtbaar en beheersbaar te maken.

Bezint eer ge begint

Met de PDCA-cyclus probeer je eerst te achterhalen wat het échte probleem is. Je analyseert grondig voordat je iets gaat doen. Dit is de 'Plan'-fase van de PDCA-cyclus. Pas na een gedegen analyse van de grondoorzaak (root cause) ga je over tot actie.

Vervolgens controleer je: heeft de oplossing mijn probleem verholpen? Zo niet, dan stuur je bij. Als het wél werkt, dan zorg je dat het over een jaar ook nog zo gedaan wordt. Je borgt het in een standaardprocedure.

Kaizen in relatie tot Lean, TPM, TQM en Six Sigma

Kaizen in relatie tot Lean, TPM, TQM en Six Sigma

Deze termen worden vaak door elkaar gehaald. Zie ze als verschillende 'brillen' die je opzet om naar je proces te kijken.

• Lean is de bril die kijkt naar de gehele waardestroom (Value Stream Map) en zich richt op het elimineren van verspilling met als doel het verkorten van doorlooptijd.
• TPM (Total Productive Maintenance) is de bril die kijkt naar mens & machine-effectiviteit. Het richt zich op het elimineren van machineverliezen (zoals stilstand of onderhoud) met als doel hogere productiviteit van assets
• TQM (Total Quality Management) is de bril die kijkt naar de materiaalbalans. Het richt zich op het elimineren van kwaliteitsverliezen.
• Six Sigma is een statistische meetlat. Het meet hoe groot de spreiding (variatie) in je proces is en vergelijkt die met de eisen aan het product. Een 'Six Sigma proces' maakt nagenoeg geen fouten.

Kaizen is de methode die je gebruikt om de verspillingen die je ziet, op te lossen. Je gebruikt bijvoorbeeld Six Sigma om te meten hoe groot je procesprobleem is (bijvoorbeeld: 'onze zaagmachine heeft een afwijking van 2mm'). Vervolgens gebruik je Kaizen (met het team op de vloer) als de methode om de grondoorzaak van die afwijking te vinden en op te lossen. Kaizen is dus de motor achter al deze verbeterfilosofieën.

Beginnen met Kaizen

Beginnen met Kaizen

Als je de Kaizen-methode in jouw organisatie wilt implementeren, kun je de volgende stappen doorlopen:

1. Go to the Gemba - inventariseer de problemen op de werkvloer
2. Bepaal prioriteiten op basis van effort (wat moeten we er voor doen om het op te lossen) en impact (welk resultaat verwachten we daarvan)

1 - Go to the Gemba

De eerste stap is 'Go to the Gemba'. Ga naar de werkvloer, want daar gebeurt het. Verzamel alle knelpunten, verspillingen en ideeën op een gezamenlijk (digitaal) whiteboard. Dit kan met post-its of via een app waarmee medewerkers direct een foto kunnen maken van een verbeterpunt. Dat is ook handig als medewerkers regelmatig op een andere locatie zijn.

2 - Prioriteren met de Effort/Impact Matrix

Als je het goed aanpakt, krijg je een enorme hoeveelheid verbeterpunten. Om chaos te voorkomen, moet je prioriteren. Een veelgebruikte Kaizen-tool is de Effort/Impact Matrix. Je bespreekt met het team:

1. Hoeveel impact heeft deze verbetering (op ons doel)? (Hoog/Laag)
2. Hoeveel effort (moeite, tijd, geld) kost het om dit uit te voeren? (Hoog/Laag)

Je begint altijd met de acties die hoge impact en lage effort hebben (de 'quick wins' of ook wel het laag hangend fruit genaamd). Dit zorgt voor draagvlak en begrip en laat het team zien dat hun ideeën op een logische manier worden opgepakt. En niets is zo motiverend als snel resultaat boeken en dat lukt door de juiste keuzes te maken.

3 - Get it done - actie management

Knelpunten verzamelen, gewenste verbeteringen bespreken en prioriteren, allemaal prachtig, maar we willen dan ook daarna voortvarend aan de slag. Daar is de PDCA-methodiek bij uitstek voor geschikt. Hoe die cyclus werkt hebben we hierboven al beschreven.

Meer structuur met software

Meer structuur met software

Zonder goede structuur kun je Kaizen niet volhouden. Ideeën moeten worden vastgelegd, opgepakt en afgerond. Software is hierbij een handig hulpmiddel om die honderden kleine acties te managen.

Met Cierpa Kaizen breng je die structuur aan in je verbeterproces. Onze software is volledig gebaseerd op de Japanse filosofie. Je kunt acties (digitale post-its) vaststellen, verantwoordelijken toewijzen en de voortgang bewaken via de ingebouwde PDCA-stappen. De software heeft ook sjablonen voor je 5 Whys en Ishikawa-analyses.

Onze software voorkomt dat verbeteracties verdwijnen in allerlei Excel-bestanden. Zo maken we je verbeterproces visueel, bijvoorbeeld via ons digitale whiteboard. Voor de werkvloer kun je zo in één oogopslag laten zien dat hun inbreng écht verschil maakt. Voor het management kun je ook de financiële aspecten van de verbeteringen inzichtelijk maken om de (verwachte) investeringen en besparingen te tonen.

Onze software heeft ook verschillende modules. Zie je in Cierpa OEE bijvoorbeeld een grote stilstand? Dan zet je die met één klik door als een Kaizen-actie om de kernoorzaak aan te pakken. Zo zorgen we voor een gesloten verbetercirkel.

Start met verbeteren

Wist je dat je vandaag al kunt starten met verbeteren door middel van de Kaizen-methode? Begin met één kleine verbetering. Betrek je team erbij en laat zien dat hun ideeën ertoe doen.

Wil je weten hoe je verder structuur brengt in het verbeterproces van jouw organisatie? We laten je graag zien hoe Cierpa Kaizen en onze consultants je kunnen helpen.

Neem contact op voor een vrijblijvend advies of plan een demo van Cierpa Kaizen.