Een goed verbetervoorstel maken

Een goed verbetervoorstel is de basis van ieder verbetertraject. Met de juiste omschrijving van het probleem ben je een stap dichter bij de oplossing. Maar hoe maak je een goed verbetervoorstel?

Wat is een verbetervoorstel?

Simpel gezegd is een verbetervoorstel een initiatief om iets te veranderen, met als doel het beter maken. Het is de eerste stap binnen de Kaizen-methode, die geheel gericht is op verbeteren. Kaizen werkt volgens het Plan-Do-Check-Act-principe van de Demingcirkel: een probleem signaleren, een oplossing zoeken, de oplossing borgen middels een verbeterde standaard en doorgroeien naar de volgende trap in het verbetertraject.

Wanneer gebruik je een verbetervoorstel?

Een verbetervoorstel wordt gebruikt om bottom-up te kunnen verbeteren. Je maakt een eerste aanzet om problemen of verspillingen aan te pakken. Het begint vaak klein op een Post-it of een bierviltje en kan uitgroeien tot een gedegen verbetervoorstel met bijbehorende analyse.

Pas wanneer het probleem duidelijk is, kun je nadenken over de oplossing.

De basis van een verbetervoorstel

Een verbetervoorstel begint met het omschrijven van het probleem. Redeneer hierbij vanuit de grondoorzaken. Een goede, complete methode om je voorstel te formuleren is de 5W1H-methode, gebaseerd op de volgende vragen:

1. Wat is er gebeurd?
2. Wie was erbij betrokken?
3. Waar deed het probleem zich voor?
4. Wanneer is het gebeurd?
5. Waarom is het probleem ontstaan?
6. Hoe is het gebeurd?

Vanuit deze vragen ontstaat een duidelijk beeld van het probleem. En pas dan is het mogelijk na te denken over een mogelijke oplossing.

Het schrijven van een goed verbetervoorstel

Veel bedrijven kennen een ideeënbus. Hij hangt in de kantine of ergens in een gang, en af en toe wordt er een los briefje met een klacht in gegooid. Meestal gebeurt er niks mee. Een belangrijke oorzaak daarvoor is dat er vaak informatie mist. Hierdoor zien de beslissingsbevoegden niet de nut en noodzaak van het voorstel. 

Wil je dat je verbetervoorstel serieus wordt overwogen, neem dan de volgende stappen.

1. Schrijf uitsluitend verbetervoorstellen voor concrete verspillingen. De kans dat het wordt opgepakt is groter, omdat de verspilling meetbaar is.
2. Beschrijf het probleem. Neem alle aspecten uit de 5W1H-methode mee.
3. Stel vast welke oplossing(en) er voor het probleem is of zijn.
4. Bespreek de impact/effort met je team, om te bepalen hoe ingewikkeld het is een verandering te maken en welke resultaten het kan opleveren.
5. Breng al deze informatie over aan de manager, zodat deze alle handvaten heeft om de juiste beslissing te nemen.

Van verbetervoorstel tot verbeteractie

Tijdens een whiteboardmeeting (op papier of digitaal) worden de verbetervoorstellen besproken, beoordeeld en geprioriteerd met behulp van een effort/impact-matrix. En dan is het verbetervoorstel klaar om uitgevoerd te worden!

Met Cierpa Kaizen zie je heel eenvoudig welk verbetervoorstel het meeste oplevert en als eerste opgepakt moet worden.

Cierpa Kaizen en verbetervoorstellen

De software van Cierpa Kaizen pakt niet alleen het verbetervoorstel maar het hele verbeterproces aan. Eerst worden alle verbetervoorstellen, groot en klein, opgenomen. De doelstelling, de uitvoering en de betrokken personen zijn zichtbaar, net als de waarde van de verbeterpunten. Daardoor is het heel eenvoudig te bepalen welk verbetervoorstel het meeste oplevert en als eerste opgepakt moet worden. 

Bekijk in deze video hoe je digitaal een verbetervoorstel indient in Cierpa Kaizen:

Verder met een goedgekeurd verbetervoorstel

Vervolgens wordt het verbetervoorstel omgezet in een verbeteractie. Het actiepunt wordt toegewezen aan een eigenaar en middels de PDCA-methode gemonitord van idee tot realisatie. Daarmee is Cierpa Kaizen een structurele verbetermethode waarmee het verbeterproces aanzienlijk eenvoudiger en sneller wordt!