Proces verbeteren in 9 stappen

Proces verbeteren is aan de orde van de dag in uiteenlopende branches en organisaties. Verbetermethodes als LEAN, Agile en Six Sigma helpen je continu verbeteren in de maakindustrie, de logistiek, de bouw en vele andere bedrijfstakken. Hoewel de bedrijven enorm verschillen, volgt het verbeterproces een vaste route. Ontdek hoe jij je proces kunt verbeteren in 9 stappen!

Het doel van proces verbeteren

Algemeen gezegd: proces verbeteren helpt je efficiënter te werken. Door verspillingen te elimineren kun je verbeteren.

De specifieke bedrijfsdoelen kunnen per situatie echter verschillen. Wil je de snelste in de branche zijn? Kwalitatief verbeteren? Goedkoper leveren? Deze doelstellingen bepalen de focus binnen jouw verbeterproces.

Je proces verbeteren in 9 stappen

Wanneer je de bedrijfsdoelen duidelijk voor ogen hebt, is het tijd te bepalen welke factoren in het proces je ervan weerhouden ze te bereiken. Pas dan ontdek je waar de kansen in jouw proces liggen.

Met deze 9 stappen kun je jouw proces blijvend verbeteren: 

1. Breng het te verbeteren proces in kaart. De scope van het proces is bepalend voor de wijze waarop je dit doet. Wil je het gehele bedrijfsproces onder de loep nemen of slechts een deel daarvan?  

   

   Technieken als VSM (Value Stream Mapping), Makigami of een Procesmap zijn uitstekende tools hiervoor.

   VSM (Value Stream Mapping): VSM analyseert de stroom van informatie of goederen door het proces. Je maakt onderscheid tussen de hoofdstroom van het proces en ondersteunende processen. VSM wordt veel gebruikt in de productindustrie en is een onderdeel van Six Sigma. Lees meer over VSM toepassen.

   Makigami: Makigami gaat om het verwerken van informatie en wordt vaak gebruikt bij het in kaart brengen van een informatiestroom. Je maakt onderscheid tussen activiteiten, documenten & systemen, tijdsanalyse en knelpunten. Lees meer over Makigami toepassen.

   Procesmap: Een procesmap is een eenvoudige methode om een proces tot in detail uit te werken. Je werkt met verschillende basissymbolen (ovalen, rechthoeken, pijlen) waardoor je tot op microniveau een helder visueel voorbeeld van het proces krijgt.

2. Geef de relaties met voorgaande en opvolgende processen weer – voor zover dat nog niet in stap 1 is gedaan. Om je proces werkelijk te verbeteren moet je het van kop tot staart volgen, van aanvoer door de leverancier tot levering aan de klant.

3. Bepaal de verspillingen in het proces. Wat is waardetoevoegend, wat niet? Zijn de oorzaken van de verspillingen gepland of ongepland? 

4. Maak pareto’s van verspillingen. Het Paretoprincipe, ook wel de 80-20-regel genoemd, richt zich op de variabele die de meeste invloed heeft. Als 80% van de verspillingen veroorzaakt wordt door 20% van de oorzaken, dan is het het meest effectief die 20% aan te pakken. Daarom draait deze stap om het rangschikken van verspillingen op prioriteit: van groot naar klein, van frequent naar soms. 

5. Visualiseer de current state. Waar sta je nu? Breng alle tot nu toe ontdekte zaken bij elkaar in een schematische weergave van het proces. 

6. Bepaal de ideal state. Waar wil je naartoe? Hoe zou het proces eruitzien in een ideale wereld, zonder verspillingen? 

7. Vergelijk de ideal en current state. Vertaal de verschillen naar issues die je plaatst in een impact/effort-matrix. Maak daarvoor een matrix met op 1 as de effort (tijd, geld, risico) en op de andere as de impact (hoger of lager effect op de doelstellingen). Door de issues te plaatsen in de matrix, wordt zichtbaar welke issues prioriteit moeten hebben. 

8. Zet inzicht om in actie: realiseer verbeteringen met verbeteracties en verbeterteams. Lees hier meer over in de blog In 4 stappen van verbeterkans naar verbeteractiviteit. Vergeet niet om iedere verbeteractie af te sluiten met het borgen van standaarden: dát is de sleutel tot structurele vooruitgang! 

9. Blijf de verbeteringen en verspillingen managen tot de ideal state is bereikt. Met iedere behandelde issue uit de impact/effort-matrix kom je daadwerkelijk dichter bij je doel!

PDCA bij proces verbeteren

Onze 9 verbeterstappen volgen in grote lijnen de volgorde van de bekende PDCA-cyclus (Plan, Do, Check, Act). Ook PDCA is een continue, cyclische verbeterstrategie. Het borgen van standaarden schiet daar echter vaak bij in, terwijl dat juist een essentieel onderdeel is van blijvend verbeteren.

Makkelijk je proces verbeteren met Cierpa Software

Cierpa ontwikkelt software om verbeterprocessen te ondersteunen. Zo helpt Cierpa OEE je jouw verspillingen boven tafel te krijgen en de achterliggende reden te ontdekken. En Cierpa Kaizen ordent niet alleen de verbeteracties vanuit de PDCA-gedachte, maar borgt ook je nieuwe standaarden.