In 4 stappen van verbeterkans naar verbeteractiviteit

Verbeteren begint met het verzamelen van verbeterkansen. Beter gezegd: met het in kaart brengen van verspillingen en het aanwijzen van verbeterkansen. Maar hoe maak je van verbeterkansen verbeteractiviteiten? Cierpa gebruikt een combinatie van de Deming-cirkel en de Kaizen-methode om daadwerkelijk tot verbeteractiviteiten te komen. Leer in 4 stappen inzicht omzetten in actie, zodat je voortaan structurele progressie kunt boeken!

Deming-cirkel en het verbeterproces

De Deming-cirkel is in de jaren vijftig ontwikkeld door dr. William Edwards Deming. Het is een kwaliteitscirkel waarin permanent bewaakt wordt of het beoogde resultaat ook daadwerkelijk bereikt wordt.

Plan Do Check Act: essentiële stappen in iedere verbeteractiviteit 

De Demingcirkel bevat de meest essentiële stappen van procesbesturing, overzichtelijk opgedeeld in 4 taartpunten:

Plan – welk resultaat wil je bereiken en hoe ga je daar komen? In deze fase wordt ook ingeschat wat de kosten en gevolgen van de actie zullen zijn. Dit leidt tot een plan.
Do – de uitvoer van het uitgezette plan.
Check – de vergelijking van de Do-fase met de Plan-fase: in hoeverre is het beoogde resultaat in de planfase waargemaakt?
Act – in de laatste fase wordt weer actie ondernomen: eventueel bijsturen van resultaten uit de Check-fase (re-act), én terugblikken welke les uit het proces ingezet kan worden bij een volgend proces (pro-act).

Verbeteracties volgens de Kaizen-methode

Kaizen is een manier van denken. Het komt van de Japanse woorden Kai (veranderen) en Zen (om goed te worden). Kaizen staat voor een veranderende verbetercultuur. Wanneer je medewerkers beschikken over kennis van bekende verbetertechnieken als Kaizen, dan kunnen ze gericht en gestructureerd maatregelen invoeren tegen de oorzaken van verspillingen.

Vlnr: een eenvoudige verbeteractie, een Speedy Kaizen en Kaizen in 15 stappen.

Kaizen is als methodiek geschikt voor verbeteringen van klein tot groot. Een kleine verbetering die door 1 persoon wordt afgehandeld vraagt een eenvoudige verbeteractie. Voor grotere verbeteringen zet je een verbeterteam op. Afhankelijk van de complexiteit van het vraagstuk gebruik je verschillende methodieken. Met een Speedy Kaizen boek je als team snel resultaat bij een niet te complex vraagstuk. Gaat het om een echt lastig vraagstuk, dan kan Kaizen in 15 stappen worden ingezet. 

Van verbeterkans naar verbeteractiviteit in de praktijk

Cierpa Kaizen combineert de Deming- en Kaizenmethode in het verbeterproces. Zo groeit een verbeterkans in 4 stappen uit naar een verbeteractiviteit: 

1. Signaleer het probleem en zoek een oplossing (Plan)
2. Voer de oplossing uit (Do)
3. Toets de oplossing aan je oorspronkelijke doelstelling en stuur zonodig bij (Check)
4. Borg de verbetering en groei eventueel door naar de volgende trap in het verbetertraject (Act)

De planfase is een belangrijk onderdeel van het verbeterproces en groeit mee met de complexiteit van het probleem. Hoe lastiger het probleem, hoe meer energie je in de planfase steekt om een goede oplossing te vinden. Technieken als de visgraatanalyse en makigami helpen bij de analyse in de planfase.

Kaizen software voor eenvoudig verbeteren

Met Cierpa Kaizen doorloop je deze stappen bijna als vanzelf. De Kaizen-software geeft je een overzicht van de doelstelling, de uitvoering en de rollen die worden toegewezen voor ieder verbeterpunt. Met voortgangsgrafieken, visuele statuscodering (de bekende ‘PDCA bolletjes’) en gemiddelde doorlooptijden maak je zelfstandig verbeteren echt zichtbaar.

De voordelen van verbeteren met Cierpa Kaizen

• Een PDCA bolletje in plaats van een tekstuele actielijst
• Kant-en-klare prints voor whiteboardoverleg
• Grip op grote volumes aan ideeën dankzij overzicht én detail
• Combineert verbeteracties met verbeterteams die door het project heen bewegen
• Handig naslagwerk van best practices en richtlijnen
• Impact in euro’s zichtbaar
• Verfijnd rechtenmodel, inclusief de scheiding intern/extern

Hans van Helvoort vertelt in dit interview hoe de implementatie van Cierpa Kaizen bij Zeelandia verliep, en wat de impact van het gebruik ervan is.