Een ideeënbus voor meer resultaat

Zeg ideeënbus en iedereen ziet een brievenbus voor zich waar iedereen die maar wil een briefje met een gouden idee in mag gooien. Van suggesties voor een gezonder broodje in de kantine tot bedrijfsbrede verbetertips. Hoe zet je de ideeënbus het beste in om het initiatief van je mensen mee te nemen in je organisatie?

Waarom een ideeënbus?

Een ideeënbus is er om de mensen in een organisatie (of dat nu een bedrijf of voetbalclub is) ruimte te geven hun suggesties te doen. Wanneer je daar een vast platform voor hebt is dat ook makkelijker voor de organisatie, want de voorstellen zijn meteen verzameld en je kunt ermee aan de slag wanneer je wilt. Je hoeft geen tijd te besteden aan losse mails of opmerkingen tussendoor.

Maar welke gedachte zit er voor de organisatie achter?

Zie je je ideeënbus als een manier om ongewenste ideeën gestroomlijnd bij elkaar te brengen, er dan eens in de zoveel tijd verplicht doorheen te struinen en er zo min mogelijk tijd in te steken?

Of zie je je ideeënbus als een manier om de waarde van je mensen te benutten? De mensen in je organisatie weten het meeste over de organisatie en zijn de aangewezen personen om je organisatie van binnenuit te verbeteren.

In feite is ieder idee in de bus een aanzet om je organisatie te verbeteren. Grijp je die verbeterkansen of laat je ze aan je voorbijgaan?

Haal het beste uit je ideeënbus

Als je de ideeënbus benadert als een vat vol verbeterkansen, zul je zien hoeveel mogelijkheden het je oplevert. Door op een gestructureerde manier mensen uit te nodigen om hun ideeën te delen kun je slimmer werken, bezuinigen, groeien, betrokkenheid en saamhorigheid opbouwen: er zijn genoeg voordelen!

Je kunt rekenen op de beste ideeën als je:

• mensen erkent en beloont voor het indienen van ideeën
• goede terugkoppeling geeft wat er met een idee gebeurt
• ieder ingediend idee als iets positiefs beschouwt, ook als ze niet worden uitgevoerd

Ieder idee een verbeterkans

De ideeënbus sluit zo helemaal aan op de filosofie van continu verbeteren.  Want wie wil werken aan verbeteringen en verspillingen wil aanpakken, kan de kennis van de mensen in de organisatie goed gebruiken om te groeien. Vanuit je organisatie krijg je namelijk antwoord op de vraag: "Wat houdt ons tegen om de beste te worden?"

Ieder idee een verbeterkans dus. Om een idee serieus te kunnen overwegen moet de organisatie wel weten waaróm het wordt voorgesteld. Wat gaat er nu dan mis en wat kun je ermee winnen? Met de juiste omschrijving van het probleem ben je een stap dichter bij de oplossing – en kunnen de beslissers veel eerder actie ondernemen!

Een verbetervoorstel schrijven

De Kaizen-methode, die geheel gericht is op verbeteren, begint eigenlijk ook met een briefje in de ideeënbus. Maar dan in de vorm van een uitgewerkt verbetervoorstel.

Een verbetervoorstel wordt gebruikt om bottom-up te kunnen verbeteren. Het is een eerste aanzet om problemen of verspillingen aan te pakken. In het voorstel staat een duidelijke probleemomschrijving, die een mogelijke oplossing in beeld brengt.

Een goed verbetervoorstel maakt een idee concreet en de noodzaak ervan duidelijk. Dat maakt de kans dat het idee wordt uitgevoerd vele malen groter!

Lees in de blog Een goed verbetervoorstel maken hoe je dat aanpakt!

Een ouderwetse of een digitale ideeënbus?

Iedere ideeënbus is dus een goed idee. Simpelweg omdat de mensen zelf de kennis hebben om een organisatie te verbeteren en laten groeien. Niemand weet beter dan zij waar de schoen wringt en die ideeën wil je graag verzamelen.

Maar wat doe je vervolgens met die ideeën? Helaas houdt het bij veel bedrijven gewoon op bij het verzamelen. Ze zetten ze misschien een keer in een Excel-bestandje, sturen nog eens een mailtje rond, maar wat gebeurt er dan mee? Meestal is het antwoord: niks.

De echte aanjager die ervoor zorgt dat ideeën niet verloren gaan en werkelijk uitgevoerd kunnen worden is de digitale ideeënbus.

Cierpa Kaizen: de digitale ideeënbus voor iedereen die wil verbeteren

Met een digitale ideeënbus maak je van verbeterkansen verbeteractiviteiten. Met Cierpa Kaizen doorloop je die stappen bijna als vanzelf. Door de Deming- en Kaizenmethode te combineren groeit een verbeterkans binnen 4 PDCA-stappen uit naar een verbeteractiviteit:

1. Signaleer het probleem en zoek een oplossing (Plan)
2. Voer de oplossing uit (Do)
3. Toets de oplossing aan je oorspronkelijke doelstelling en stuur zonodig bij (Check)
4. Borg de verbetering en groei eventueel door naar de volgende trap in het verbetertraject (Act)

Het geeft een overzicht van de doelstelling, de uitvoering en de rollen die worden toegewezen voor ieder verbeterpunt. Je ziet al vooraf wat een idee gaat opleveren en ziet tijdens het proces precies wat de stand van zaken is en wie aan zet is.

Het systeem motiveert enorm want:

• het erkent wie het idee heeft ingediend
• het laat zien wat het idee oplevert
• daardoor is het meteen heel makkelijk om te prioriteren
• geen enkel idee gaat verloren
• het leidt een idee stap voor stap door de organisatie tot de verbetering is uitgevoerd

Zo haal je alles uit de ideeën van je mensen en kun je jouw organisatie met elkaar blijvend naar een volgend niveau tillen!

Ben jij klaar om je ideeënbus optimaal te benutten met een slim en motiverend systeem?

Wij geven je graag een online demo en laten je zien hoe jij het beste uit Cierpa Kaizen haalt!