Ondersteuning doorlooptijden in Kaizen

Bij Cierpa hebben we onze eigen software in gebruik. Alleen zo kunnen we jouw ervaring als gebruiker begrijpen en delen - en kunnen we de software beter op de wensen van de gebruiker laten aansluiten. Daarom heb je nu in Cierpa Kaizen de mogelijkheid om doorlooptijden en servicenormen toe te voegen. En dat biedt grote voordelen!

Prioriteiten en deadlines in Kaizen

In Cierpa Kaizen werkten we altijd al met prioriteiten en deadlines. Je kiest de namen van je categorieën zelf en kunt dan aangeven of een actie bijvoorbeeld Acuut, Urgent, Spoedig, Neutraal of Later uitgevoerd moet worden. Vervolgens heb je de mogelijkheid een deadline in te stellen. Deze functionaliteiten geven je de volgende mogelijkheden:

1. Je kunt je actielijst of rapportage inrichten naar prioriteit of deadline.

2. Je kunt in de actielijst filteren of acties op normtijd. Via Actiefilters > Deadline > Doorloopnorm kun je selecteren op boven, onder of 80% van de norm. Zo kun je de lopende planning indien nodig bijstellen en heb je bovendien een goed overzicht van hoe accuraat de doorloopnormen worden gehaald.

3. Je kunt in de rapportages acties boven de norm opvragen. Handig om te zien hoe vaak het lukt binnen de norm te werken en of het misschien zelfs mogelijk is de norm aan te scherpen. Per tijdvak of per prioriteit kun je inzien hoe haalbaar de doorloopnormen zijn gebleken. Je gaat daarvoor binnen Rapportages naar Doorlooptijdnorm.

Doorlooptijden invullen in Kaizen

Prioriteiten en deadlines brachten dus al veel helderheid in de actielijst. Wat overbleef was echter de vraag hoeveel tijd een actie zou kosten en wat dat zou betekenen in combinatie met de andere ingeplande acties. Dat zou je veel meer controle geven. En daar hebben we verandering in weten te brengen!

Nieuw in Cierpa Kaizen is dat je via de tab Acties V4 (in bètaversie) een tijdsduur kunt koppelen aan een ingevoerde actie. Rechts van de actie vind je de tab Uren. Klik op de 0 en vul zelf een tijdsduur in, of klik een voorgestelde tijdsduur aan.

In de rapportages kun je zien hoeveel werkuren je nodig heeft om op norm te kunnen leveren. Ga hiervoor naar Rapportages > Actie doorloop verwachting.

Hiermee krijg je verschillende nieuwe mogelijkheden:

1. Je hebt meer inzicht in de werkplanning op korte termijn. Je kunt de week beter indelen nu je weet hoeveel werk er vereist is om de norm te halen.
2. Ook kun je op lange termijn knelpunten ontdekken en oplossen. Wanneer je ziet dat je over 4 weken voor 2 weken werk hebt staan, kun je besluiten eerder te beginnen en het werk te verdelen.

Werken met FIFO

Doordat je steeds beter in staat bent om te plannen en normen te halen, wordt het makkelijker om te werken volgens het principe First In, First Out, ofwel FIFO. Binnen een prioriteit kan dan op volgorde van binnenkomst gewerkt worden. Dit heeft belangrijke voordelen:

1. acuut werk leidt tot veel verstoring
2. werk met een aanlooptijd is beter te organiseren
3. alle acties worden daadwerkelijk opgepakt, niets blijft meer liggen onder druk van acties met meer haast

Dus probeer te vermijden dat je steeds bezig bent met brandjes blussen, want daarbij blijft de rest liggen. Met rust en vertrouwen in de planning krijg je het meeste voor elkaar!