Hoeveel stappen kent jouw verbetercyclus?

De onmisbare stappen in een verbetercyclus zijn helder: Plan – Do – Check – Act. Maar de ene verbetercyclus is eenvoudiger dan de ander. Hoe bepaal je hoeveel en welke stappen nodig zijn in een specifieke situatie?

De juiste verbetercyclus kiezen voor iedere situatie

In de praktijk kun je bij aanvang van de verbetercyclus te maken hebben met 3 varianten:

1. oorzaak en oplossing zijn bekend > een eenvoudige verbetercyclus
2. oorzaak is bekend, maar de oplossing niet > een snelle verbetercyclus
3. oorzaak is onbekend en de oplossing dus ook > een complete verbetercyclus

Een eenvoudige verbetercyclus

Vaak zijn verbetersituaties heel eenvoudig. Er is geen verder onderzoek nodig, er kan meteen gewerkt worden aan een oplossing en de verbetercyclus kan door 1 persoon worden doorlopen. De kosten zijn nihil en de doorlooptijd is heel kort. In dit geval zijn de tussenstappen in de verbetercyclus:

• Plan
• Do
• Check
• Act

Een snelle verbetercyclus

Wanneer je nog moet zoeken naar een oplossing, breid je de verbetercyclus uit met enkele tussenstappen. Vaak zijn er meerdere afdelingen of personen nodig om tot een oplossing te komen. De kosten en opbrengsten moeten in dit proces ook in kaart gebracht worden. De doorlooptijd van de cyclus wordt vanzelfsprekend langer. De tussenstappen in de verbetercyclus zijn in dit geval als volgt:

• Plan

– beschrijving van het probleem
– belangrijkste oorzaken en verbeterideeën opstellen
– verwachte besparing van de verbetering in kaart brengen

• Do
• Check
• Act

Een complete verbetercyclus

De meest uitgebreide verbetercyclus zien we wanneer een probleem speelt, maar de oorzaak nog niet geïdentificeerd is. Er zijn vaak mensen van verschillende afdelingen nodig om de oorzaak te onderzoeken en de verbeteringen uit te voeren. Bij aanvang van de verbetercyclus is nog niet te zeggen wat de kosten en opbrengsten zullen zijn of wat de doorlooptijd van de cyclus zal zijn. De tussenstappen van deze verbetercyclus zijn:

• Plan

– probleemomschrijving
– team samenstellen
– doelstelling opstellen
– planning opstellen
– proces in kaart brengen
– soort verliezen in kaart brengen
– basisconditie vastleggen
– analyseren
– oorzaak & gevolg
– tegenmaatregelen
– uitvoeringsplan opstellen

• Do
• Check
• Act

– standaarden opstellen
– presentatie

Hoe maak je je verbetercyclus makkelijk werkbaar?

Het werken in een verbetercyclus is essentieel in het LEAN werken, beaamt ook consultant Peter Santegoeds in dit interview. Het omzetten in een praktisch werkbare methode is echter niet altijd even eenvoudig. Vrijwel iedereen die LEAN wil werken begint met het maken van actielijsten in Excel. Maar wie heeft dan inzicht op de voortgang? En in welke sheet staat je actie? Wie heeft de laatste versie? Daarom is Cierpa Kaizen ontwikkeld.

Cierpa Kaizen geeft een overzicht van de doelstelling, de uitvoering en de rollen die worden toegewezen voor ieder verbeterpunt. Met voortgangsgrafieken, visuele statuscodering (de bekende ‘PDCA bolletjes’) en gemiddelde doorlooptijden wordt zelfstandig verbeteren echt zichtbaar. En zo neemt de snelheid van het verbeterproces toe. Bovendien is het verbeterpotentieel van de verbetercyclus direct bij aanvang zichtbaar. 

De voordelen van Cierpa Kaizen in jouw verbetercyclus

• Een PDCA bolletje in plaats van een tekstuele actielijst
• Kant-en-klare prints voor whiteboardoverleg
• Grip op grote volumes aan ideeën dankzij overzicht én detail
• Combineert verbeteracties met verbeterteams die door het project heen bewegen
• Handig naslagwerk van best practices en richtlijnen
• Impact in euro’s zichtbaar
• Verfijnd rechtenmodel, inclusief de scheiding intern/extern