Hoe rol je fluitend door je audit?

Audits laten ongenadig zien dat er knelpunten in je bedrijfsproces zitten waardoor je kwaliteit in het gedrang komt. De gevolgen daarvan komen altijd onverwacht en kunnen je proces tijdelijk vertragen. Liever heb je natuurlijk grip op de situatie en ga je vol vertrouwen de audit in. In dit artikel leggen we uit hoe je dat kunt doen!

Het hoe en waarom van audits

Audits zijn een periodieke controle van een onderdeel van je proces. Dat kan een interne of externe controle zijn. De kracht van een audit is om aan te tonen dat je consistent en betrouwbaar goede kwaliteit levert, aan een auditor of je eigen kwaliteitsteam.

In de audit wordt gemonitord of je voldoet aan de vastgelegde kwaliteitsnorm. In een rapportage worden alle bevindingen opgesteld, met de aanbevelingen voor (verplichte) verbeterpunten.

Je kwaliteitscontrole gebruiken als verbetertool

Hoewel de audit verplichte kost is en vaak ook zo ervaren wordt, is het goed je te realiseren dat hij informatie naar boven brengt die je graag wilt weten – en hoe eerder hoe beter. Want je weet het toch liever direct als het proces niet werkt zoals je wilt? Dan kun je er direct een verbeteractie aan koppelen.

Audits zijn daarmee enorm waardevol voor je kwaliteitscontrole. Grip op je kwaliteit voorkomt dus niet alleen gedoe bij de audit, maar zorgt ook voor een optimaal kwaliteitsproces. 

Vragen om vol vertrouwen door je audit te komen – en grip te houden op je kwaliteit

1. Heb je je kwaliteitscontroleproces op orde?

Deze eerste vraag omvat direct nog veel meer vragen. Want eerst moet je begrijpen hoe je kwaliteit levert en wat er van invloed is op het wel of niet behalen van die kwaliteit. En daarvoor moet je je proces begrijpen, want alleen dan kun je je richten op de juiste kwaliteitscontroles. Als een auditor langskomt, wil je kunnen zeggen: deze fouten moet ik voorkomen en zo ga ik dat doen.

Door een analyse te maken van het productieproces en van elke manier waarop het fout kan gaan, krijg je het inzicht dat je nodig hebt om je kwaliteitscontroleproces in te richten. Je maakt daarvoor een flowchart en vervolgens licht je iedere productiestap door volgens de Failure Mode and Effects Analysis (FMEA). Het Quality Control Plan [zie kader onderin] van Cierpa Software kan je daarbij perfect ondersteunen, als waardevol onderdeel van de kwaliteitsmanagementsoftware Cierpa Quality.

2. Worden de kwaliteitscontroles ook daadwerkelijk en correct uitgevoerd?

Controles moeten periodiek uitgevoerd worden om de kwaliteit te kunnen waarborgen. Soms wel iedere 20 minuten of ieder uur. Gebeurt dat ook werkelijk? Alleen als je dat zeker weet, kun je vertrouwen op de werking van je kwaliteitscontroleplan.

Daarbij geldt wel de kanttekening dat papieren controles eigenlijk nog steeds niet de zekerheid bieden die je zoekt. Een controle kan te laat uitgevoerd zijn of zelfs vergeten en dan achteraf wordt er een vinkje op de lijst gezet. Of – erger nog – de operator vinkt de hele lijst al aan het begin van de dienst geheel af, want ‘dan kun je dat niet meer vergeten’.

Absolute grip en borging heb je alleen met een digitale kwaliteitslijst. Je kunt zien wanneer het vinkje gezet is en wanneer het vinkje niet binnen een bepaald tijdvak wordt gezet, dan is de controle gemist. Die realtime kwaliteitsbewaking biedt Cierpa Quality.

Meer nog dan dat: met Cierpa Quality kun je ook automatisch vergelijken met de norm. Stel dat je kwaliteitscontrole vraagt om een bepaalde temperatuur, dan vergelijkt de software de temperatuur die de operator intoetst automatisch met de gewenste norm en kan de software automatisch weergeven welke actie eventueel genomen dient te worden. Er is daarmee geen ruimte voor fouten.

3. Als er iets fout gaat, los je het dan op en escaleer je?

Leren van je fouten is een belangrijke stap in het voorkomen van problemen bij je audit. Niet alleen moet je correctief optreden, maar ook preventief om je verbeteractie structureel te kunnen borgen.

Met Cierpa Quality beheers je het hele escalatieproces. Is een meting buiten de norm, dan verschijnt automatisch het Out of Control Action Plan. Door de voorgeschreven stappen te zetten kun je niet alleen de correctieve maar ook de preventieve actie ondernemen.

4. Zijn de mensen die de controles uitvoeren voldoende getraind daarvoor?

Door een wisselend personeelsbestand of de inzet van tijdelijke krachten kunnen de competenties op de vloer onder druk komen te staan. Hebben de mensen in de productie wel de juiste vaardigheden om de kwaliteitscontroles uit te voeren?

Met een skillmatrix zoals in Cierpa Competence bewaak je het competentieniveau van alle medewerkers én heb je inzicht of er wel iemand op de werkvloer aanwezig is om de benodigde controles uit te voeren. Vanuit audit perspectief kun je daarmee ook aantonen dat je controles worden uitgevoerd door gekwalificeerd personeel.

De waarde van audit software

In audit software kun je alle controles vastleggen en je acties borgen. Zo toon je bij de audit met een druk op de knop aan dat je je proces consistent bewaakt en betrouwbaar goede kwaliteit levert.

Maar je kunt veel meer uit de audit software halen. Gebruik het als controlemiddel om te ontdekken of je organisatie op het gewenste niveau opereert. Zet niet in op het vinden en verhelpen van fouten, maar op verbeteren op kwalitatief niveau!

Zo wordt een audit van hoofdzaak bijzaak. Jij bent in control. Een auditor zorgt niet meer voor verrassingen maar bevestigt wat je al wist. Die hele controle doe je überhaupt niet meer om je audit te halen, maar voor je eigen kwaliteitscontrole en verbeterproces. Zo worden jouw audits tussentijdse mijlpalen in plaats van een noodzakelijk kwaad!

Volledige grip op alle verbeteracties uit je audit

De combinatie van Cierpa Quality met Cierpa Kaizen brengt nog meer, want hiermee kun je altijd betrouwbaar en nauwkeurig aantonen welke acties ondernomen zijn naar aanleiding van de vorige audit.

Stel je voor: de overschrijding van een norm wordt geconstateerd in Cierpa Quality. De correctieve en preventieve acties kunnen hier ook in bijgehouden worden. Maar nog mooier: deze kunnen ook 1 op 1 overgezet worden naar Cierpa Kaizen, waarin ze in de vorm van een actie de hele PDCA-cyclus doorlopen, inclusief registratie wie deze verschillende stappen wanneer doorlopen heeft. Die registratie geeft zowel de auditor als je eigen kwaliteitsteam het vertrouwen dat je volledige grip hebt op je audits.