Verbeteren volgens Jack Kessels

Een verbetertraject werkt pas als er blijvend prioriteit wordt gegeven aan verbeteren. Als er structuur in zit. Als het opgenomen is in de bedrijfscultuur. Jack Kessels heeft 30 jaar ervaring als adviseur en interim manager. Hoe creëert hij een solide basis voor een succesvolle verbetercultuur?

Met 30 jaar in het vak weet jij het vast: wat is de beste verbetermethode?

“De beste verbetermethode bestaat niet. Iedere methode heeft voor- en nadelen.

Ooit ben ik bij Proudfoot begonnen, de eerste echte operationele verbeterconsultants. De brown paper sessies, de eerste stappen richting OEE: verbeteren was nog niet erg bekend in Nederland, dus we gaven er zelf invulling aan.

Sindsdien heb ik alle methodes wel voorbij zien komen: JIPM, Business Process Redesign, LEAN, Kaizen, Scrum, Agile, Six Sigma. Allemaal prima methodes op zich. Maar een prima methode garandeert geen succesvol verbetertraject. En dat kwartje moet vaak nog vallen.”

Een prima methode garandeert geen succesvol traject.

Wat maakt een verbetertraject dan wel succesvol?

“Een goed verbetertraject heeft oog voor 3 aspecten:

1. De technische kant. De lijn, het proces. Waar zitten de knelpunten, hoe zou je kunnen optimaliseren?
2. Het systeem dat binnen de organisatie wordt gebruikt om het proces te monitoren. Zoals de koppeling van de doelstellingen en budgetten naar de korte termijn, de forecast naar dagdagelijkse acties.
3. De mensen in de organisatie. Hoe is de inrichting en structuur binnen de organisatie? Hoe is de bedrijfscultuur? Zijn de mensen gemotiveerd en uitgerust met de juiste kennis?

Wanneer je deze aspecten bij elkaar brengt in een ontwikkelplan, komt er ruimte voor een compleet verbetertraject.”

Meten is dan een essentieel onderdeel van het proces.

“Zeker. Een meetinstrument geeft je inzicht in allerlei prestaties en productiegegevens. Je ziet wat er niet goed gaat en wat wel. Het geeft een handvat waar je prioriteiten moeten liggen. En je ziet trends en ontwikkelingen.

Maar het is een klassieke fout om meten alleen te gebruiken als een technische informatiebron. Meten helpt je bij alle aspecten van het verbetertraject, als mensen maar begrijpen hoe ze die informatie moeten gebruiken.  

Meten moet de basis worden van je dagelijkse verbeterplan. 

Om werkelijk en blijvend te kunnen verbeteren, moet meten de basis worden van je dagelijkse verbeterplan, niet een periodiek ijkpunt. Het moet de inrichting bepalen van je overleggen, dashboards, grafieken aan de muur. Want dan creëer je een transparante en betrouwbare informatiestroom, waarbinnen je de rode draad kunt vergelijken met de actuele stand. Is je resultaat daarbij anders dan je had gepland? Dan ga je meteen kijken waarom dat zo is en kun je de nodige acties in gang zetten.

En dat geeft de basis tot continu verbeteren. In het monitoren van resultaten en doelstellingen, maar ook in het stimuleren van motivatie en betrokkenheid binnen de organisatie.”

Hoe helpt meten om mensen mee te krijgen in het traject?

“Draagvlak binnen de organisatie is essentieel voor iedere structurele verandering. Wat is het nut? Dat werkt twee kanten op. Het MT wil uiteindelijk dat haar doelstellingen worden behaald. En de operator wil dat het werk soepel doorloopt. Je moet aantonen dat de verbetermethode die jij wilt implementeren dat gaat helpen realiseren. Zonder gedoe.

Dat MT is meestal wel te overtuigen. Zolang je meting onderdeel is van een verbetermethode en je kunt aantonen dat je methode de grafieken en rapportages geeft die het MT nodig heeft om resultaten te monitoren en nieuwe doelen te stellen, zijn zij aan boord.

De operator meekrijgen: dat lukt niet met moeilijk doen. 

De uitdaging ligt bij de operator. Als de vent aan de lijn niet snapt wat OEE is of waarom hij ermee zou willen werken, dan haakt hij af. En als de nieuwe werkwijze ingewikkeld is ook. Maar als de operator eenvoudig kan zien hoe de prestatie van de machine zich verhoudt tot vorige week en hoe hij bijdraagt aan de algemene doelstellingen, ontstaat er vanzelf draagvlak, nieuwe ideeën, suggesties. Dat is een veel effectievere werkwijze.

Dus bij OEE is de primaire doelgroep voor mij de operator. Díe wil ik meekrijgen. Dat lukt niet met moeilijk doen. Als je aankomt met te veel ingewikkelde termen, dan sta je al 1-0 achter. Dus dan leg ik OEE uit als TEL, Totale Efficiency van de Lijn. Doe maar lekker normaal. En ik laat zien welk effect het dagelijks werk van de operator heeft op het geheel.”

Hoe helpt Cierpa Software in deze trajecten?

“Cierpa Software is makkelijk in het gebruik, voor de werkvloer, het management en de consultant. Het is snel opgestart, eenvoudig in te richten en te bedienen, en makkelijk te monitoren – ook op afstand.

En, heel belangrijk: het is niet alleen een meetinstrument, zoals je er zo vele hebt, het is complete verbetersoftware met daarbinnen een meetinstrument. Een heel verbeterpakket dat inzicht geeft en motiveert. Daarmee ga je van momentopname met een losse meettool naar een verbetertraject van meting tot borging. En dat kan ik de klant ook laten zien.

Met betrouwbare metingen en goede rapportages weet je waarom je resultaten zijn zoals ze zijn. Met die kennis pak je door, met acties en verbeteringen. Die koppeling maakt Cierpa Software zeker een van de beste pakketten in de markt."