Succesvol verbeteren in de praktijk: Zeelandia

Het QA-team van Zeelandia Zierikzee, met van links naar rechts: Esther Steijns, Sandra Evertse, Hans van Helvoort, Ralf Foekens en Mara Buyse.

HACCP en kwaliteitsborging zijn key als je grondstoffen voor brood en banket levert. Zeelandia verbeterde haar productieproces met Cierpa Kaizen - maar waarom zou je daar stoppen? Pak door met je bedrijfsproces! Quality Assurance Manager Hans van Helvoort heeft een heldere focus: niet alleen oplossen, maar blijvend verbeteren.

Familiebedrijf Zeelandia is met recht een grote internationale speler op de bakkersmarkt te noemen. Welke rol speelt kwaliteit binnen jullie bedrijf?

“Als QA-Manager ben je altijd bezig met kwaliteitsborging. Zijn de systemen en processen compliant met de wetgeving, wordt er voedselveilig gewerkt volgens HACCP, voldoen we aan de normen van onze klanten, zoals BRC? In eerste instantie richt je je op werken volgens de regels, maar het kan altijd beter dan alleen dat.

Het vastleggen en verbeteren van processen strekt zich uit over het hele bedrijf, van inkoop tot logistiek, van ontwikkeling tot planning. Een flinke klus, met 3100 medewerkers over de hele wereld op 23 productielocaties. We proberen de uitvoerende collega’s zo goed mogelijk te ondersteunen. Want als je doorpakt, kun je zo het proces samen verbeteren.”

Kwaliteitsborging staat op 1. Zijn de systemen en processen compliant met de wetgeving, wordt er voedselveilig gewerkt volgens HACCP, voldoen we aan de normen van onze klanten, zoals BRC?

Hoe worden verbeterkansen gesignaleerd bij Zeelandia?

“Verbeteracties kunnen voortkomen uit een interne of externe klacht, door een klant of leverancier, of er kan een probleem bij een audit of inspectie naar voren zijn gekomen. Deze problemen moeten opgelost worden. Dat doen we in verschillende stappen: 1. correctieve actie: aanpakken en wegnemen van het probleem 2: Root Cause Analyse: bepalen van de oorzaak van het probleem 3. preventieve actie: voorkomen dat het weer gebeurt En dan is er nog een 4e, heel belangrijke stap: na verloop van tijd moet geverifieerd worden of de actie werkt zoals het bedoeld was. Maar dat borgen schiet er als je niet oppast zo bij in; niet alleen bij Zeelandia maar bij veel bedrijven.”

Hoe pakt Zeelandia verbeteracties op?

“Ik ben een halfjaar geleden begonnen bij Zeelandia. De werkwijze was toen dat er uit diverse overleggen actielijsten en tekortkominglijsten naar voren kwamen, in verschillende Excel- en Word-documenten. Cierpa Kaizen werd alleen bij de productieafdeling gebruikt, om de productieprocessen te verbeteren. Maar het werd niet ingezet om bedrijfsprocessen te verbeteren. Er was weinig overzicht, over wat anderen deden maar ook over wat je zelf nog moest doen. Dat merkte je in de diverse wekelijkse overlegsituaties: ‘Oh ja, dat ga ik nog afmaken’. En zo was de taak weer een week opgeschoven. Daarnaast was de werkwijze erg gericht op directe oplossingen, maar preventieve acties bleven uit.

We zijn Cierpa Kaizen bedrijfsbreed gaan inzetten. Weg met de losse Excelletjes!

Ik wilde graag een centraal systeem waarin ik ook de CAPA-lijst kon opnemen. Daarom zijn we Cierpa Kaizen bedrijfsbreed gaan inzetten. Weg met de losse Excelletjes! In de software kun je aangeven welke actie bij wie hoort, welke data, welke stappen, dus het is prima overzichtelijk te houden. Ook heel mooi aan het systeem is dat het werkt via PDCA: Plan, Do, Check, Act. Een perfecte tool voor overzicht.”

Hoe pakt de werkwijze in de praktijk uit?

“We hadden eerder een wekelijks klachtenoverleg, met verschillende manieren van verslaglegging. Nu hebben we eens in de twee weken overleg. Ik open Cierpa Kaizen en we lopen alle acties waar een Do open staat na. De mensen krijgen daarnaast iedere maandag een mail met een overzicht van de openstaande acties. Dat werkt gewoon, iedereen weet wat hij moet doen.

In plaats van in anderhalf uur is het overleg nu in een halfuur klaar.

We merken ook dat klachten veel soepeler verlopen. In plaats van het overleg in anderhalf uur te doen zijn we nu in een halfuur klaar en is alles besproken, vooral ook omdat iedereen zijn/haar acties heeft uitgevoerd.”

En de verificatie?

“Onze afdeling richt zich met name op Check. Alle acties die geverifieerd moeten worden kunnen we uit het systeem halen en bekijken. Zo kunnen we de verificatie doen van de taken die een paar maanden geleden uitgevoerd zijn. Als het niet helemaal goed werkt moet er nog een aanpassing komen (de Act stap); werkt het wel dan kan de taak geborgd en afgerond worden. Bij mijn vroegere werkgever deed ik dit via Excel. Dat werkte ook, maar dit gaat wel een heel stuk soepeler.”

Wat is je gouden tip voor proces verbeteren?

“Borgen! Maak in het begin iemand dedicated om te toetsen of de veranderingen goed zijn doorgevoerd en goed werken. Dat kun je niet aan de lijn laten, daar zijn mensen bezig met de productie. Je moet iemand off line, onafhankelijk, die toets laten doen. Pas daarna moet het een vast onderdeel van de lijnorganisatie worden. Maar zorg dat die borging er niet meer bij in schiet, het is een onmisbaar onderdeel van proces verbeteren! ”

De kracht van Cierpa Kaizen voor de foodbranche

De foodbranche is een uitdagende branche! Je moet altijd kunnen inspelen op de wens vanuit de markt, werkt met strikte wettelijke eisen en moet flexibel zijn in je productieproces. Met Cierpa Kaizen ontdek je de verspillingen en optimaliseer je je proces. Dat biedt mogelijkheden:

• betere kwaliteit
• minder voedselverspilling
• goede kwaliteitsborging volgens HACCP
• snellere product- en verpakkingswissels
• auditproof verbeteren