Hoe neem je mensen mee in het verbeterproces?

Je wilt verbeteren, maar het kan lastig zijn de mensen mee te krijgen. Waarom is dat? En hoe verander je het? Pas wanneer je de achtergrond van het ‘nee’ begrijpt, ontstaat er ruimte om samen te verbeteren.

Waarom willen mensen niet verbeteren?

Sommige gedragingen zitten in de menselijke natuur. Zo onderstreept ook Shigeo Shingo in het boek Kaizen and The Art of Creative Thinking. Het is goed je bewust te zijn van de volgende natuurlijke obstakels:

1. Angst voor het onbekende. Van nature zijn mensen bang voor dingen die ze nog nooit hebben gedaan. Vaak willen mensen pas iets nieuws proberen als ze zeker weten dat het werkt. Maar als je pas wilt zwemmen als je kunt zwemmen, kun je het niet leren. Het is weliswaar veilig om het niet te doen, want dan kun je niet verdrinken, maar je zult het zo ook nooit leren.
2. Macht der gewoonte, in het verlengde van angst voor het onbekende. De oude werkwijze is vertrouwd, iedereen weet precies wat hij moet doen, want zo gaat het al jaren. Waarom zou je dat willen opschudden? Het werkt toch prima?
3. De behoefte om kritisch te zijn. Mensen willen zelf invloed hebben op de verandering en nieuwe voorstellen te doen. Ook als mensen wel open staan voor het doel op zich, willen ze hun eigen mening kwijt over hoe dat doel te bereiken is.

Met deze punten in het achterhoofd, komt er ruimte voor een verbeterplan waar mensen wél naar willen luisteren. Zolang het doel duidelijk en gezamenlijk is en de aanpak goed is.

Stel een duidelijk, gezamenlijk en stapsgewijs doel. Dan krijg je je mensen mee.

Een gezamenlijk doel voor ogen

Om iedereen aan boord te krijgen, is het eerste obstakel de overtuiging dat de huidige werkwijze prima werkt. Wanneer mensen het probleem zien, zijn ze best bereid over nieuwe suggesties na te denken. Om mensen te overtuigen heb je dus bewijzen nodig. Gedetailleerde analyses en kwantitatieve metingen. Toon aan dat de huidige methode voor verbetering vatbaar is. Of laat mensen zélf metingen doen, zodat aannames als ‘het gaat toch gewoon goed’ onderbouwd moeten worden en het voor iedereen zichtbaar wordt waar ruimte voor verbetering is. Op deze manier overtuig je mensen van het nut van de verandering.

Maar daarmee ben je er nog niet. De volgende stap om mensen over de streep te trekken, is ruimte te maken voor hun eigen inbreng. Geef anderen het gevoel dat je luistert naar hun ideeën. Dat je hun situatie en mogelijke bezwaren begrijpt en meeneemt in het plan. Onthoud ook: wanneer in deze fase meningsverschillen ontstaan, gaan die over het middel, niet over het doel. Houd zelf ook het doel voor ogen en realiseer je dat je dat op verschillende manieren kunt bereiken. Respecteer anderen en het zal makkelijker worden je doel te bereiken.

Maak ruimte voor de inbreng van anderen in jullie gezamenlijke verbeterplan.

Stapsgewijs gezamenlijk verbeteren

Om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen en echt gezamenlijk te kunnen verbeteren, zijn de volgende stappen onmisbaar:

1. Stel een feitelijk verbeterdoel op, met daarin helder uiteengezet de kosten en baten van de verbetering. Gebruik gedetailleerde analyses en metingen om het verhaal te onderbouwen.
2. Zorg dat mensen het probleem zien. Maak een duidelijke presentatie of – indien mogelijk – demonstratie, zodat iedereen het nut van de verbetering ziet.
3. Toon begrip voor de situatie van alle medewerkers. Verplaats je in de mogelijke problemen die zij bij de verandering kunnen ervaren.
4. Geef ruimte voor ieders inbreng, zodat het draagvlak onder de medewerkers groeit. Houd het doel voor ogen en sta open voor verschillende manieren om dat te bereiken.
5. Neem en geef de tijd om te wennen aan de nieuwe werkwijze. Een cultuurverandering kost tijd.

Lastig om te realiseren? Cierpa werkt samen met zeer ervaren consultants die bedrijven heel goed kunnen ondersteunen bij het maken van een cultuurverandering.

Meer over een gezamenlijk verbeterproces

Continuous Improvement Leader Joep Engels werkt bij KMWE aan een cultuuromslag. Hij vertelt over zijn ervaringen op de weg naar een gezamenlijk en blijvend verbeterproces.

“Werknemers hebben zo hun gewoontes. In de loop van de tijd vormt men vaak eigen normen en waarden. Die zijn heel moeilijk te veranderen, zeker als continu verbeteren geen vaste rol in de organisatie heeft. De situatie die dan ontstaat, is dat er even een verbetermethode geprobeerd wordt, de aandacht na een tijdje verslapt en mensen weer terugvallen in hun oude patroon.

Om blijvend te kunnen veranderen moet iedereen beseffen dat continu verbeteren een wezenlijk andere manier van denken vereist, niet eigen normen en waarden maar gezamenlijke.”

Lees het hele interview met Joep Engels hier.

Ook interessant: onze blog Hoe introduceer je een nieuwe werkwijze op de werkvloer?