Wat is een Daily Management System?

Een Daily Management System of DMS is een systeem dat er op een dagelijkse basis voor zorgt dat operationele doelstellingen worden behaald én geborgd. Ieder op hun eigen niveau dragen lagen bij aan de centrale beleidsdoelen. Een DMS wordt vaak toegepast in operationele organisaties die gebruikmaken van verbetermethodieken en werkt succesvol samen met onze OEE en Kaizen software.

Waarom een Daily Management System?

Een Daily Management System biedt verschillende voordelen:

• het maakt continu verbeteren dagelijkse routine voor alle lagen van de organisaties
• het laat zien of genomen acties succesvol en geborgd zijn
• het geeft ruimte aan een actieve implementatie van het beleid in het dagelijkse werk

Op een menselijk niveau bekeken bevordert een DMS de communicatie. Een frequent overleg waarbij je elkaar in de ogen kijkt en iedereen gehoord wordt is de perfecte smeerolie om meer resultaat te boeken!

Wat doet een Daily Management System?

Een Daily Management System geeft op zeer regelmatige (en over het algemeen dagelijkse) basis inzicht in de status van de doelstellingen van een organisatie of afdeling. Een DMS vertelt of genomen acties en verbeteringen succesvol en geborgd zijn volgens de Plan – Do – Check – Act-methode. Je bekijkt de voortgang van acties en verbeteringen en monitort je resultaten en processen.

Een DMS is in de basis een systeem dat werkt met verschillende niveaus en zorgt voor een effectievere dagelijkse communicatie en samenwerking tussen werkvloer en management. Ieder niveau heeft een eigen overleg. Een indeling zou kunnen zijn:

• DMS 1: Ploegoverdracht en rondje van de ploegleider, 1 x per shift

Deelnemers: operator en operator of operator en ploegleider

• DMS 2: Productievergadering, 1x per 24u

Deelnemers: ploegleider, productieleider en TD'er of onderhoudsmonteur

• DMS 3: Operationele vergadering, 1x per 24u

Deelnemers:  productieleider, TD-leider, QC-verantwoordelijke, SHE-verantwoordelijke en operations manager

• DMS 4: (deel van) MT-vergadering, 1x per week

Deelnemers: directeur/eindverantwoordelijke met managementteam

• DMS 5: MT-vergadering, 1x per maand

Deelnemers: directeur/eindverantwoordelijke met managementteam

• DMS 6: Jaarlijkse managementreview, 1x per jaar

Deelnemers: directeur/eindverantwoordelijke met managementteam

Kenmerkend aan een DMS is dat het systeem twee kanten op werkt, bottom up en top down. Ieder niveau brengt verbeterpunten in en werkt mee aan de oplossing. Problemen worden zoveel mogelijk in het team opgelost. Lukt dat niet, dan worden ze gestructureerd geëscaleerd naar een hoger niveau. Indien nodig, ga je weer een niveau hoger.

Een DMS maakt het management daarmee ondersteunend aan wat productie moet doen, een managementvorm die ook wel ‘dienend leiderschap’ wordt genoemd.

Hoe ziet een Daily Management System er in de praktijk uit?

In een Daily Management System wordt het beleid op visuele en heldere wijze vertaald naar doelstellingen, resultaten en acties op de werkvloer. De status van het DMS wordt regelmatig in kleine groepen besproken.

Mensen binnen de hele organisatie worden betrokken in verschillende DMS-niveaus. Die niveaus grijpen als tandwielen in elkaar en werken samen om problemen op te lossen.

Leiders staan dichter bij de werkvloer. Ze zijn direct betrokken bij de processen, de coaching en ontwikkeling van medewerkers. Ze nemen de onopgeloste problemen mee, zorgen ervoor dat ze opgelost worden en geven er feedback over.

Hoe combineert een Daily Management System met OEE en Kaizen?

Inzicht en borging zijn hoofdrolspelers bij de verbetermethodieken OEE en Kaizen, net als bij een Daily Management System. OEE geeft alle informatie over de behaalde resultaten en afwijkingen op de productielijnen. De afwijkingen kunnen dan met een druk op de knop doorgezet worden naar Cierpa Kaizen, om daar verder opgepakt te worden. Kaizen geeft met de PDCA-cyclus de gewenste grip op acties en zorgt ervoor dat geen enkele afwijking over het hoofd wordt gezien. Plan, Do, Check, Act is de perfecte methode om de voortgang te volgen en resultaten te borgen.

Meer resultaat uit je DMS met Cierpa Software

Cierpa Software richt zich op structureel en gezamenlijk verbeteren. De softwaremodules Cierpa OEE en Cierpa Kaizen zijn bij uitstek geschikt om een DMS succesvol te implementeren:

Met Cierpa OEE kun je:

• een standaardset grafieken per DMS-niveau vastleggen, voor je dagelijkse overlegstructuur, zodat je met een druk op de knop alle relevante prestatiegegevens beschikbaar maakt om te bespreken
• specifieke analyses uitvoeren bij verbeteracties en verbeterteams, om problemen op te lossen
• grotere verliezen identificeren en rechtstreeks een actie doorzetten naar Kaizen

Met Cierpa Kaizen kun je:

• eenvoudig input voor acties verzamelen van diverse DMS-niveaus, OEE en de mobiele app, waardoor verbeterideeën niet meer verloren gaan
• verbeterideeën verder uitwerken als verbeteractie (eenvoudig op te lossen), verbeterteam (complexere problemen) of verbetervoorstel (is er een investering nodig?)
• escalatie en feedback overzichtelijk organiseren, waarmee je altijd een duidelijke leidraad hebt tijdens vergaderingen. Dat kan via de applicatie zelf of via prints van actielijsten, waardoor je de informatie ook kunt delen met niveaus die geen toegang hebben tot de tool
• standaardlijsten per DMS-niveau instellen via de Kaizen-filters, met labels kun je sorteren
• standaardwhiteboards inrichten voor DMS-overleg en probleemanalyse

De verbeterconsultants uit ons netwerk laten je graag zien hoe je een DMS implementeert en ondersteunt met de resultaatgerichte en gebruikersvriendelijke software van Cierpa.