Verbeter jouw proces met een swimlane diagram

Een swimlane diagram kun je op 2 manieren inzetten bij het verbeterproces van jouw organisatie: je maakt visueel hoe een actie of project zijn fases doorloopt of je maakt inzichtelijk hoe een vast bedrijfsproces in stappen verloopt. Ontdek hoe een swimlane diagram je daarmee helpt jouw proces te verbeteren!

Wat is een swimlane diagram?

Een swimlane diagram is een visuele weergave van de stromen binnen een project of proces. In de horizontale kolommen zet je de stappen van het proces. In de verticale rijen zet je de personen of afdelingen die erbij betrokken zijn. Zo deel je de acties binnen het proces in.

Wanneer er knelpunten bekend zijn of verbeterideeën leven, noteer je die in de onderste rijen.

De swimlane diagram is feitelijk een analysetechniek om een situatie te doorgronden. Als je bijvoorbeeld bezig bent met een verbeteractie, maar je het proces nog niet helemaal begrijpt, is het een ideale tool om in te zetten.

Wanneer maak je een swimlane diagram?

Dat kan om 2 redenen:

1. Je maakt een swimlane van een project of actie als je visueel wilt maken wat de status ervan is. In PDCA-banen zwemt je taak naar de eindstreep. Het is feitelijk een flowchart, die de voortgang in één oogopslag duidelijk maakt voor alle teamleden. En laat zien hoe de werkdruk verdeeld is. Bij Cierpa moitoren we zo de workflow meermaals per dag. De voortgang van alle verbeteracties wordt inzichtelijk en we signaleren eventuele ophopingen tijdig.  

2. Een swimlane van een proces legt een werkwijze van begin tot eind onder de loep. Dat kan goed van pas komen als je een (nieuwe) medewerker wilt uitleggen hoe een proces verloopt, maar meestal maak je een swimlane als je vermoedt dat het proces beter kan. Vaak werken mensen gewoon volgens een bepaalde methode ‘omdat het altijd zo is gegaan’. Niemand heeft er verder echt een mening over. En niemand heeft een overkoepelend beeld van het proces: zodra de taak over de schutting is naar een andere persoon of afdeling, ben jij klaar. Een swimlane diagram kan veel informatie opleveren waarmee je je proces kunt verbeteren.

Een swimlane diagram als verbetertool

Een swimlane diagram is daarmee in meerdere opzichten een ideaal verbeterinstrument:

1. Door het proces stap voor stap te beschrijven, wordt vanzelf duidelijk waar de knelpunten zitten. Dat zijn de verbeterpunten waarmee je aan de slag gaat.
2. Door de voortgang van je projecten met PDCA te visualiseren, kun je de werkdruk binnen het team monitoren en evenwichtig verdelen.
3. Als je inzichtelijk hebt wie wat wanneer doet, verbetert de samenwerking. Er kan een vooroordeel heersen dat iets ‘traag’ verloopt en wat de oorzaak daarvan zou zijn. Door het proces of project transparant te maken, wordt duidelijk of er ruimte voor verandering is en komt er een einde aan mogelijk wantrouwen.

Swinlane diagram in Cierpa Kaizen

Cierpa Kaizen is een krachtige verbetertool die organisaties helpt actiegericht te denken en zo resultaten te boeken. Het verbeterproces werkt van oorsprong volgens het Kaizen-principe van continu verbeteren. Door de hele organisatie worden in de dagelijkse werkomgeving verbeterideeën verzameld, met name ook van de werkvloer. Met Cierpa Kaizen zet je verbetervoorstellen om naar verbeteracties, waarmee je het werkproces daadwerkelijk blijvend verandert. Met het PDCA-principe stuurt Cierpa Kaizen je actie van voorstel tot borging door de organisatie.

Maar Cierpa Kaizen is meer dan een slimme, resultaatgerichte actielijst. Je kunt binnen Cierpa Kaizen ook verbeteranalyses maken, met templates voor verschillende verbetermethodes. Je maakt bijvoorbeeld makkelijk een visgraatanalyse, 5W1H of Makigami.   

Ook vind je binnen Cierpa Kaizen digitale whiteboards. Een perfecte manier om verbetervoorstellen te noteren, beoordelen en vergelijken. Eenduidig, visueel en voor iedereen bereikbaar. En dat is ook de locatie om swimlanes aan te maken.

Je vindt hier 2 voorbeelden van swimlanes in Cierpa Kaizen. De eerste is een flowchart volgens het PDCA-principe. De tweede is een procesdiagram met overzicht van het verloop van het proces en de mogelijke knelpunten en verbeterpunten.

Compleet verbeteren doe je met Cierpa Kaizen

Cierpa Kaizen is een prachtige en complete verbetertool voor iedere organisatie die serieus bezig is met continu verbeteren. Dan maak je niet meer een keer een swimlane in PowerPoint, je wilt structureel verbeterpunten ontdekken en aanpakken! Dat doet Cierpa Kaizen. Het blijft niet bij plannen, je maakt direct een verbeteractie aan en je weet: dit wordt van A tot Z uitgevoerd. Dat is de sleutel tot een continu verbeterproces.