Makigami maken – met voorbeeld

Makigami is een methode om bedrijfsprocessen gedetailleerd vast te leggen. Het maakt inzichtelijk waar zich verspillingen voordoen en hoe die ontstaan. Zo ontstaat er ruimte voor verbetering. We leggen uit hoe je een Makigami maakt – met voorbeelden!

Wat is Makigami precies?

Makigami is een methode die een organisatie helpt om systematisch te denken en te werken in bedrijfsprocessen. Door het huidige proces en de processtappen gedetailleerd uit te werken, worden verspillingen zichtbaar gemaakt. Een papierrol (de letterlijke betekenis van het Japanse woord Makigami) is een belangrijk hulpmiddel in het traditionele Makigami-proces.

Makigami helpt je systematisch denken en werken. 

Waarom maak je een Makigami?

Een Makigami is een gedetailleerdere en eenvoudiger toepasbare vorm van Value Stream Mapping (VSM) of waardestroomanalyse. Een Makigami maak je om:

• de processen gedetailleerd in beeld te krijgen, met zowel de waardetoevoegingen als de geplande en ongeplande verspillingen
• alle knelpunten boven tafel te krijgen, inclusief een overzicht van de eerste tot de laatste processtap
• collega’s inzicht te geven in elkaars problematiek en begrip voor de noodzaak van verbeteringen te krijgen
• alle processen en daarbij optredende problemen te inventariseren en na te denken over mogelijke verbeteringen.

Voordat je een Makigami gaat maken

Voordat je start met een Makigami bepaal je wat je wilt verbeteren. Daarbij kun je het gehele bedrijfsproces onder de loep nemen, maar het kan ook gaan om een deelproces dat nog niet naar wens verloopt. Een Makigami geeft dan antwoorden.

Begin met de volgende stappen:

1. Bepaal wat het doel is, wat de problemen zijn en waarom deze opgelost moeten worden.
2. Bepaal de scope van de Makigami. Naar welk bedrijfsproces ga je kijken? Voorbeeld: als de Makigami gaat over het offertetraject, gaan we dan naar alle offertes kijken, naar standaardoffertes, naar maatwerkoffertes, of naar een specifieke productfamilie met specifieke merites? 

Uit het doel en de scope wordt duidelijk:

• waar het Makigami-proces start en eindigt: het start- en eindpunt
• wie erbij betrokken moeten worden: de samenstelling van de groep
• welke prestatiegegevens (KPI’s) verzameld moeten worden: de kengetallen 

Een traditionele Makigami maken

Nu kun je aan de slag. Met het team ga je de onderstaande stappen doorlopen:

1. In kaart brengen van het huidige proces

Gebruik grote vellen papier waar horizontaal de processtappen staan (geef elke stap een nummer) en verticaal de afdelingen en/of functies. Geef aan welke afdeling/functie/medewerker de processtap uitvoert.

2. Detaillering van de processtap

Nu breng je voor elke processtap de onderstaande zaken gedetailleerd in kaart. Door Post-its in verschillende kleuren te gebruiken kun je in één oogopslag zien wat er zich allemaal afspeelt per processtap. Geef elke Post-it hetzelfde nummer als dat van de processtap, zodat je hem weer goed kunt terugplaatsen mocht de Post-it loslaten.

3. Analyse van de verspillingen

De verspillingen worden vervolgens verder beoordeeld en aangevuld. In de eerste plaats wil je bepalen welk proces als eerste aangepakt moet worden. Daarom worden in de Makigami de doorlooptijden, wachttijden en andere verspillingen bepaald (globaal of op basis van registraties uit systemen). Op basis van deze doorlooptijden kan later door middel van een Pareto-analyse bepaald worden welk proces de meeste (doorlooptijd)verspilling heeft en daarmee een hoge verbeterprioriteit.   

De traditionele Makigami is een krachtige methode - met een onpraktische uitwerking.

Nadelen van een traditionele Makigami

Waar de methode op zichzelf krachtig als altijd is, kent de fysieke uitvoering van een traditionele Makigami ook nadelen. Want het wordt rommelig. En wat moet je met die grote rol papier in de vergaderkamer? Hij is niet voor de ogen van alle werknemers bedoeld en zeker ook niet voor klanten. Dus rol je hem na verloop van tijd op. Waarbij Post-it’s loslaten en niemand de Makigami meer kan zien. Sowieso is het al lastig om een traditionele Makigami zichtbaar te maken en houden voor anderen. Deze praktische bezwaren vang je op met een digitale Makigami. 

Een digitale Makigami maken

In Cierpa Kaizen is het heel eenvoudig een digitale Makigami te maken. Je vult de template gewoon in in het systeem, met digitale Post-its in verschillende kleuren. Je hebt alle mogelijkheden die een traditionele Makigami je biedt – maar ook een paar belangrijke voordelen:

*  er kunnen nooit meer Post-its kwijtraken

* het strakke design biedt overzicht

* iedereen kan de Makigami op ieder moment inzien, ook andere afdelingen, want hij staat gewoon in de cloud

* aanvullen kan later ook nog, want de rol papier is niet opgeborgen of weggestopt 

Daarnaast biedt de verbetersoftware van Cierpa Kaizen nog aanvullende voordelen:

* een knelpunt of verbeterpunt kun je in Cierpa Kaizen meteen omzetten in een actie, zodat het verbeteren meteen begint. Cierpa Kaizen monitort de voortgang en resultaten automatisch 

* bij iedere processtap kun je documenten als bijlagen toevoegen

* van de processtappen kun je ook bepalen wat de kosten zijn en welke verbetering je daarin verwacht na de vereenvoudiging van het werkproces en eliminatie of minimalisering van verspillingen

Een digitale Makigami combineert zo een krachtige verbetermethode met de technische mogelijkheden van onze verbetersoftware. Waardoor je vele malen efficiënter kunt verbeteren.

Een digitale Makigami geeft vele mogelijkheden om efficiënt te verbeteren.