Hoe bereid je een audit voor?

Bereid jij je audit goed voor? In de praktijk blijkt dat veel bedrijven zich daar niet echt mee bezig houden. Men laat de audit uitvoeren, een x aantal keer per jaar, in de hoop of verwachting dat het allemaal goed gaat en daarna gaat iedereen weer over op de orde van de dag. Met een goede voorbereiding kom je echter nooit meer voor verrassingen te staan en kun je je proces structureel verbeteren. 3 Tips voor een goede voorbereiding op jouw audit!

Wat is een audit?

Eerst even dit. Wat is een audit en wat wordt er eigenlijk getoetst? Een audit is een onderzoek waarbij gecontroleerd wordt of de voorgenomen werkwijze, procedures en instructies in de praktijk correct uitgevoerd worden. De audit kan gericht zijn op onder andere veiligheids-, kwaliteits- of milieu-eisen.

Een audit is altijd onafhankelijk en wordt uitgevoerd door een daarvoor aangewezen auditor. Op een standaard vragenlijst geeft de auditor aan in welke mate de gestelde doelen behaald worden. De vragen die erop staan zijn afhankelijk van het onderwerp van de audit en je proces. 

Wie geeft opdracht tot een audit?

Dat kan verschillen. Het kan gaan om een externe of een interne audit. Bijvoorbeeld een opdrachtgever die wil weten dat het productieproces volgens de afgesproken wijze verloopt. Of een klant die zekerheid wil hebben over de kwaliteit van het eindproduct. Een wettelijke auditor kan een audit houden om te controleren of het bedrijf voldoet aan de wet- en regelgeving. Je kunt als organisatie echter ook zelf een audit houden om het proces te bewaken en mogelijk te verbeteren.Hoe bereid je een audit goed voor?

1. Een goede voorbereiding start met een goede afronding van de vorige audit

Trek je lessen uit de vorige keer. Rapporteer direct en communiceer je rapportages. Zorg voor opvolging door de juiste personen.

2. Maak van je auditdoelen blijvende doelen

Waarom zou je willen dat je audit een periodiek vraagstuk is? Transformeer je toetsmoment naar een blijvende werkwijze binnen de organisatie. Verbeter je proces zo dat je altijd klaar bent voor een audit – en bovenal weet dat je proces standaard goed in elkaar steekt.

3. Maak de juiste informatie te allen tijde beschikbaar voor de juiste personen

Borg je informatie, werk je documentatie bij en maak hem direct toegankelijk voor iedereen die hem nodig heeft.

Als je altijd scherp bent op je auditpunten, verandert de functie van de audit.

Zo helpt een goede voorbereiding op je audit je continu te verbeteren

Een andere mindset verandert de hele functie van een audit. Als je de ontdekte verbeterpunten implementeert en het resultaat monitort, is iedereen voortaan altijd scherp op de auditpunten. Zo draait de opvatting over audits van een noodzakelijk kwaad naar een nuttige verbetertool. 

Hans van Helvoort van Zeelandia vertelt in dit interview hoe het bedrijf is doorgegroeid van oplossen van problemen naar blijvend verbeteren. Wanneer dit idee zich heeft geworteld in je organisatie, kan iedereen de audits zien als een motiverend moment met volop ruimte om gezamenlijke successen te tonen en te vieren. 

Verbeteren met audit software

Wil jij je audits inzetten om structureel te verbeteren? Dan kun je grote stappen zetten met Cierpa Software. Cierpa Software helpt je niet alleen controleren of je organisatie op het gewenste niveau opereert, maar zorgt er ook voor dat het verbeterproces gaande blijft. 

Cierpa Assessment laat met visuele rapportages zien hoe je presteert en waar je kunt verbeteren. De resultaten deel je makkelijk met je team. Je kunt je eigen vragenlijsten of (ISO) audits toevoegen of werken met een aangeleverde checklist, zoals een digitale 5S audit. Je kunt regelmatig interne audits inplannen.

Cierpa Kaizen zorgt ervoor dat acties werkelijk worden uitgevoerd. Voer de verbeteractie in, wijs de eigenaar aan en volg de actie van idee tot realisatie middels de handige PDCA-statuslijst. 

Cierpa Competence biedt de ruimte voor al je documentatie. Eenduidig en eenvoudig op te vragen, ook aan de productielijn. Je informatie is geborgd en iedereen heeft er toegang toe.