7 Tips om efficiënt te werken met de Kaizen actielijst

De actielijst van Cierpa Kaizen brengt alle verbeterpunten binnen de organisatie in kaart. Met een helder overzicht monitor je de voortgang. Haal jij alles uit de lijst wat erin zit?  Bekijk onze 7 tips om efficiënt te werken met de Kaizen actielijst!

Tip 1: Groepeer op fase en prioriteit

In de horizontale balk bovenin kun je met de button Fase / Nummer groeperen op diverse elementen. Fase en Prioriteit zijn mooie manieren om inzicht te krijgen in de voortgang van alle verbeterpunten: waar sta je nu en wat moet als eerste opgepakt worden?

Tip 2: Hang labels aan acties

Wil je  nog verder groeperen? Hang dan labels aan je acties. Uiterst rechts van de taak vind je de kolom Labels. Via Toekennen selecteer je een passend label. Met de Actiefilters in de verticale balk links kun je vervolgens filteren op een bepaald label.

Tip 3: Meer focus in je scherm

Wil je meer focus in het scherm, door alleen de voor jou relevante kolommen te tonen? Dat kan. De icoontjes rechtsbovenin (tekstwolkje, mensen, foto, euroteken en vlag) kun je aan of uit zetten. 

Ook kun je rechts daarvan kiezen voor overgave van een lijst regels, beknopt overzicht van de acties in een lijst of een uitgebreide weergave per actie.

Tip 4: Deel je snelfilters

Als je actiefilters in de verticale balk links instelt en wilt bewaren, geef je de filterselectie een naam in het vak Snelfilters. Handig om makkelijk bij de relevante selectie te komen.

Maar wist je dat je dit filter ook kunt delen? Zo kun je anderen inzicht geven over een bepaald project of een bepaalde periode, of het beheer over bepaalde taken delen.

Er zijn twee manieren om dit te doen:

- delen. Druk op het tandwiel naast het betreffende filter. Selecteer de optie delen en selecteer een naam. De andere persoon kan nu deze snelfilter inzien.

- kopiëren. Druk op het tandwiel naast het betreffende filter. Selecteer de optie kopiëren en selecteer een naam. De andere persoon kan nu deze snelfilter inzien én bewerken.

Tip 5: Voeg opmerkingen toe

Onlangs is het veld Opmerkingen toegevoegd aan de actielijst. Handig voor aantekeningen, aanwijzingen en andere opmerkingen die je kunnen helpen bij het uitvoeren van de taak.

Tip 6: Koppel de urenregistratie aan een actie

Het is mogelijk om verschillende urenregistratiesystemen te koppelen aan een actie. Je kunt de tijdregistratie starten vanuit Cierpa Kaizen en weer uitzetten in het urenregistratiesysteem. Zo klopt de urenregistratie per klant of project meteen.

Tip 7: Vraag indien nodig extra velden aan

Je kunt extra velden toevoegen aan een actie. Misschien is het voor jou belangrijk om bij te houden hoeveel mensen betrokken zijn bij de actie, wat het volgnummer is, of een meting is uitgevoerd of misschien wel wat de weersomstandigheden zijn. In dat geval kunnen wij de Kaizenlijst voorzien van een extra actieveld. Neem contact op met Cierpa Support en we regelen het! 

En dat zijn onze 7 tips om efficiënter te werken met de Kaizen actielijst. Meer tips of aanvullende ideeën? Neem dan contact met ons op, wij horen het graag!

Nog niet bekend met Cierpa Kaizen?

Cierpa Kaizen geeft een overzicht van de doelstelling, de uitvoering en de rollen die worden toegewezen voor ieder verbeterpunt. Met voortgangsgrafieken, visuele statuscodering (de bekende ‘PDCA bolletjes’) en gemiddelde doorlooptijden maak je zelfstandig verbeteren echt zichtbaar.

De voordelen

• Een PDCA bolletje in plaats van een tekstuele actielijst
• Kant-en-klare prints voor whiteboardoverleg
• Grip op grote volumes aan ideeën dankzij overzicht én detail
• Combineert verbeteracties met verbeterteams die door het project heen bewegen
• Handig naslagwerk van best practices en richtlijnen
• Impact in euro’s zichtbaar
• Verfijnd rechtenmodel, inclusief de scheiding intern/extern