Een digitaal whiteboard inzetten bij het verbeterproces

Een digitaal whiteboard is een innovatieve ondersteuning in je verbeterproces. Hoe werkt het en wat zijn de voordelen ten opzichte van een traditioneel whiteboard?

Whiteboards in het verbeterproces

Ok. Om te beginnen. Wat doet een whiteboard in het verbeterproces? Het verbeterproces werkt van oorsprong volgens het Kaizen-principe van continu verbeteren. Door de hele organisatie worden in de dagelijkse werkomgeving verbeterideeën verzameld, met name ook van de werkvloer. De verbetervoorstellen worden omgezet in verbeteracties, waarmee je het werkproces daadwerkelijk verandert.

Whiteboards zijn een perfecte manier om verbetervoorstellen te noteren, beoordelen en vergelijken. Éénduidig, visueel en voor iedereen bereikbaar. Je beoordeelt de voorstellen volgens een effort/impactmatrix, waarbij het algeheel duidelijk moet zijn waarom het ene voorstel wel wordt uitgevoerd en het andere (nog) niet. Een heldere manier van filteren waarbij iedereen betrokken en gemotiveerd blijft om nieuwe voorstellen aan te leveren.

Er wordt vaak gewerkt volgens het principe 1 eruit, 1 erin: eerst een voorstel afmaken en dan verder naar een nieuwe.

Whiteboards zijn een perfecte manier om verbetervoorstellen te noteren, beoordelen en vergelijken.

Traditionele whiteboards met Post-its

Een groot bord met Post-its, geplaatst op een centrale plek op de werkvloer. Zo kent iedereen het klassieke whiteboard. Gedurende de werkdag kan iedereen een Post-it plaatsen, in verschillende kleuren voor bepaalde thema’s of afdelingen. In het midden van het whiteboard staat een effort/impactmatrix. Rechts zie je een zogenoemde swim lane, waarop je kunt zien wie waarmee bezig is.

Hoewel traditionele whiteboards op zich goed werken, zijn er ook nadelen:

- als je een groter bedrijf hebt, met meerdere afdelingen, hoe werk je dan overkoepelend? En hoe breng je fysiek Post-its van de ene naar de andere afdeling?

- Post-its kunnen kwijtraken. Zeker na een paar keer verplaatsen plakken ze niet meer goed en raak je ze in een onbewaakt ogenblik kwijt.

- een fysiek whiteboard biedt geen overzicht of ruimte voor analyse: hoeveel voorstellen zijn er, wat is de kwaliteit ervan, leveren voorstellen nu ook werkelijk de verwachte besparing op of wordt die besparing structureel te hoog of te laag ingeschat? Dat inzicht ontbreekt bij een fysiek whiteboard.

Digitale whiteboards: een uitkomst voor het verbeterproces

Met een digitaal whiteboard wordt continu verbeteren aanzienlijk makkelijker en sneller. De afgelopen jaren zijn ze bovendien aanzienlijk in prijs gedaald. Dat maakt ze aantrekkelijk om op grote schaal toe te passen – en om ze mee te nemen in de ontwikkeling van onze verbetermethode Cierpa Kaizen.

Maar wat zijn nu precies de voordelen van digtale whiteboards in het verbeterproces?

- er raakt niets meer kwijt

- je kunt voorstellen van verschillende afdelingen makkelijk verzamelen

- het is makkelijk voorstellen te classificeren

- met de ruime analysemogelijkheden kun je je verbetertraject perfect in kaart brengen: hoeveel voorstellen worden er ingediend en uitgevoerd, wat is de werkelijke waarde van de voorstellen, wat zijn de trends in de meest succesvolle verbeteracties?

Cierpa Kaizen & whiteboards

Cierpa Kaizen draait om het zichtbaar en beheersbaar maken van verbeterpunten, van verbeteridee tot actiepunt. Een goede integratie met je whiteboards is dan onmisbaar.

Cierpa Kaizen biedt al jaren ondersteuning aan traditionele whiteboards, met slimme tools waarmee je wél inzicht krijgt in de waarde van je verbetervoorstellen bijvoorbeeld. Nu hebben wij aanvullend het digitale whiteboard ontwikkeld, een visuele laag in Cierpa Kaizen. Met smartboards kun je de digitale whiteboards op de gewenste werklocatie(s) s makkelijk bediend worden door iedereen in de organisatie. Vervolgens kun je verbetervoorstellen makkelijk omzetten naar verbeteracties in Cierpa Kaizen en de acties toewijzen aan een bepaald team of persoon.

Het digitale whiteboard binnen Cierpa Kaizen is daarmee een slimme, overzichtelijke manier om niet alleen meer structuur aan te brengen in je verbetervoorstellen, maar ze ook te integreren met de Kaizen-verbetertechniek en je verbeterresultaten te analyseren.