10 Tips om je DMS optimaal in te zetten in je verbetertraject

Met een DMS of Daily Management Systeem bewaak je structureel en dagelijks de beleidsdoelstellingen door de organisatie heen. Hoe zorg jij ervoor dat je optimaal resultaat behaalt én borgt met jouw DMS? Ervaren verbetercoach Philip Stevenije van PS Advies geeft tips voor een succesvol DMS-traject.

1. Baseer je DMS-prioriteiten op je beleidsimplementatie. Dat vereist om te beginnen een visie en missie, die je vertaalt naar helder beleid, duidelijke doelstellingen en daarna pas de prioriteiten per DMS-niveau.

2. Neem de tijd om de standaard voor het DMS vast te leggen. Met dezelfde mensen, dezelfde tijd, hetzelfde overleg. Met 5W1H: Wat–Waar–Wanneer–Wie-Waarom–Hoe zorg je voor een vaste standaard en vermijd je “Trial & Error”.

3. De nieuwe overlegstructuur moet nu routine worden en de medewerkers hebben wat tijd nodig om de kracht ervan te zien. Verander daarom niet te snel van overlegstructuur, maar coach de medewerkers tijdens de DMS-vergaderingen. Verander pas nadat je dit gezamenlijk hebt besloten, zodat een nieuwe standaard iedereen past.

4. Werk vooral visueel en grafisch. Gebruik kleur voor herkenbaarheid. Een DMS bestaat bij de kracht van haar eenvoud. Visuele informatie is makkelijk te begrijpen en onthouden. Met overzicht en inzicht bereik je op dagelijkse basis meer.

5. In een DMS escaleren problemen naar bovenliggende niveaus wanneer ze in het huidige niveau niet opgelost kunnen worden. Houd de betrokkenheid tussen de verschillende niveaus optimaal en garandeer een goede terugkoppeling naar het lagere DMS-niveau.

6. Te veel nieuwe informatie en te snel afspraken willen invoeren: dat is een vaak gemaakte fout. Wanneer DMS nieuw voor je teams is, is het zaak de opzet simpel te houden. Start met een eenvoudige opmaak en een beperkt aantal grafieken. Zodra het DMS loopt, kun je gaan uitbreiden, maar blijf ervoor zorgen dat het overzichtelijk blijft. Less is vaak More!

7. Organiseer je DMS-vergaderingen op de werkvloer, bij de machines. DMS gaat over wat er op de werkvloer gebeurt. Organiseer de overlegmomenten daarom ook zoveel mogelijk op de werkvloer.  Je medewerkers zullen dit waarderen!

8. Zorg voor voldoende training en begeleiding, zodat alle betrokkenen weten wat ze moeten doen en daarmee ieder radertje in het systeem optimaal draait en bijdraagt.

9. Respecteer de tijdsplanning voor de DMS-vergaderingen. Het kan dat bepaalde sleutelpersonen bij 2 DMS-niveaus aanwezig dienen te zijn. Houd rekening met die overlap van vergaderingen door de aanwezigheid van die personen bij het ene overleg aan het begin en bij het andere overleg aan het eind te plannen.

10. En tot slot: let op het evenwicht tussen problemen oplossen en escaleren. Zo blijft iedereen gemotiveerd en betrokken. Geef iedereen de tools om problemen zo veel mogelijk zelf op te lossen door als leider voldoende training en begeleiding voor alle niveaus aan te bieden.

Meer resultaat uit je DMS met Cierpa Software

Inzicht en borging zijn hoofdrolspelers bij je DMS. Net als bij de verbetermethodieken OEE en Kaizen. OEE geeft inzicht in de prestaties van de productielijnen. Kaizen geeft de gewenste grip op acties en zorgt ervoor dat acties uitgevoerd én geborgd worden.

Cierpa Software richt zich op structureel en gezamenlijk verbeteren Cierpa OEE helpt je metingen uitvoeren en afwijkingen constateren, die je vervolgens met Cierpa Kaizen omzet naar overzichtelijke verbeteracties met PDCA-status. Dat maakt deze softwaremodules bij uitstek geschikt om gestructureerd meer te bereiken met je DMS. 

De verbeterconsultants uit ons netwerk laten je graag zien hoe je een DMS implementeert en ondersteunt met de resultaatgerichte en gebruikersvriendelijke software van Cierpa.